De BRL9500-W en BRL9500-U stellen eisen aan het projectdossier dat door de EP-adviseur wordt bijgehouden: ‘De invoergegevens die leiden tot het bepalen van de energieprestatie dienen reproduceerbaar en toetsbaar te zijn’. Dit kan onder andere op basis van tekeningen, aantekeningen, productinformatie, foto’s en kwaliteitsverklaringen.

In de praktijk lopen we bij projectgerichte controles soms tegen incomplete projectdossiers aan. Hierdoor zijn de door de EP-adviseur gemaakte keuzes niet herleidbaar en controleerbaar en kunnen deze leiden tot afwijkingen. Door de situatie tijdens de opname goed vast te leggen kan voorkomen worden dat de invoer tijdens een projectgerichte controle tot afwijking leidt.

Een veelvoorkomend voorbeeld uit de praktijk is de beoordeling van het ventilatiesysteem. Voor de woningbouw is er sprake van mechanische afvoer (type C) als tenminste de keuken, toilet(ten) en badkamer(s) voorzien zijn van mechanische afvoer. In projectdossier ontbreekt regelmatig een foto van één of meerdere ventilatievoorzieningen, waardoor de keuze voor ventilatietype C niet herleidbaar en/of controleerbaar is.